La plataforma Notion es una buena solución para organizar el trabajo en tu empresa de forma eficiente, donde puedes ordenar todo tipo de cuestiones que desees de tu organización sin ningún tipo de problema, por tanto, utiliza Notion para tu empresa ya que es posible que mejore la organización de tu empresa.
Notion es una aplicación creada por Notion Labs dedicada a coordinar y planificar todo el trabajo de una empresa o individuo en una sola plataforma. Se promocionan como todo en uno porque en ella puedes crear notas, utilizar o crear documentos, crear bases de datos… y todo en una misma app.
Por otra parte, la app también te permite, en caso de ser utilizada en equipo, estar conectado con el resto de integrantes para realizar trabajos cooperativos o cualquier consulta necesaria en el momento sin necesidad de enviar archivos.
Notion dispone de versión gratuita, sin embargo, esta versión se destina más a personas individuales que a grupos debido a las características de la misma, si quieres consultar los planes que ofrece Notion pulsa en este enlace.
La aplicación está disponible para los cuatro principales sistemas operativos que son Windows, Mac, Android e iOS, aunque también funciona desde el navegador, y solamente tendrás que conectar un correo electrónico para crear una cuenta.
Sincronización
La cuenta de Notion estará conectada con el correo electrónico que indiques cuando te registras, debes tener en cuenta que si decides utilizar cuenta de Google te pedirá acceso a los contactos, además te preguntará tus objetivos con Notion para adaptar tu espacio a las necesidades que presentas.
Además, puedes conectar tus cuentas de diferentes plataformas como las siguientes:
La sincronización con las cuentas de las plataformas anteriores podrá realizarse en el momento del registro o, si no estás seguro de sincronizarlas, podrás hacerlo posteriormente si cambias de opinión.
Por otro lado, también podrás nombrar y crear una dirección individual de tu área de trabajo enlazándola en tu web para que pueda acceder cualquier persona que disponga de un email que esté en la lista de aprobados.
La sincronización se realizará cuando tengas conexión a Internet, sin embargo, para editar la información que manejas en tu cuenta no es necesario disponer de la conexión, se guardarán los avances y cuando conecte a la red se sincroniza.
Espacio de trabajo
El registro es el primer paso, ya se ha visto que puedes hacerlo con tu cuenta Google, por ejemplo, tras darte de alta en la plataforma te encontrarás con tu espacio de trabajo, algo similar a esto:
Este espacio es un poco diferente cuando nuestra cuenta está integrada en trabajo en equipo y además en la parte superior derecha contamos con una pestaña que pone favorito para destacar las páginas que más utilizamos.
Las páginas son los archivos que crearemos en Notion donde añadiremos la información que queremos guardar y las adaptaremos a nuestras necesidades gracias a la gran cantidad de opciones que nos aporta la aplicación. La creación de una página puede ser desde cero o utilizando una plantilla de las que te ofrece Notion.
Una vez que comenzamos a editar la página es posible darle el formato que deseamos como palabras en negrita, color de letra, añadir links…
La unidad mínima de la plataforma son los bloques que los explicaremos a continuación.
Bloques
Los bloques se pueden definir como las piezas de puzzle de tu página, ya que de la unión de ellos se forma la página. Los diferentes tipos de bloques que encontramos en Notion son los siguientes:
| Básicos |
Texto. Headings (H1, H2, H3) Bullets. Checkboxes. Listas. Quotes. Callouts. Desplegables. Separadores de contenido. |
| En línea |
Menciones. Recordatorios. Emojis. |
| Bases de datos |
Tablas. Tableros. Galerías. Listas. Calendarios. |
| Multimedia |
Imagen. Video. Audio. Código. Archivos. Páginas web. |
| Para incrustrar |
Google Drive. Typeform. Github. Google Maps. Figma. Loom. Invision. Whimsical. Framer. |
Para más información de los tipos de bloques pulse en este enlace.
Plantillas
Como ya se ha mencionado en el texto, tenemos a nuestra disposición plantillas que nos ofrece la app. Las plantillas son una buena opción para comenzar, sin embargo, a medida que avancemos y nuestro manejo sea mayor podemos realizar cosas más complejas por nosotros mismos.
Este hecho no quiere decir que debamos rechazar las plantillas cuando adquiramos un nivel avanzado ya que es posible que algunas se adapten a lo que queremos, pero otras veces creando manualmente la página satisfaremos mejor nuestras necesidades.
Ahora que ya sabemos que son las páginas, cabe destacar que dentro de una de ellas podemos insertar otra página llamada subpágina. Para crear una subpágina debemos crear una página nueva y arrastrarla en la barra principal de la izquierda hacia una página ya creada.
Por lo tanto, si quieres organizar tu trabajo de la manera que mejor se adapte a tus necesidades y disponer en una sola plataforma de toda la información que requiere tu organización de forma ordenada utiliza Notion para tu empresa.
Para finalizar, Notion es una herramienta muy potente que permite mejorar la productividad de nuestra empresa ya que si eres capaz de utilizarla de forma correcta puede aunar toda la información que necesitas en un solo lugar, puede ser una biblioteca de imágenes, una agenda, un archivo de facturas, un administrador de tareas… como puedes comprobar el potencial de la plataforma es inmenso.