El 29 septiembre de 2022 se publicó en el BOE la nueva Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como “Ley Crea y Crece”, entrando en vigor el 19 de octubre de 2022 a excepción del régimen de crowdfunding y factura electrónica. Respecto a la factura electrónica, el día 5 de diciembre de 2023, se aprobó mediante Real Decreto el Reglamento que desarrolla los requisitos de los programas informáticos de facturación.
Esta normativa ha introducido una serie de cambios en el tejido empresarial español con el objetivo de promover la digitalización. Cabe destacar la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos, independientemente de su volumen de facturación.
¿Qué es la facturación electrónica y qué beneficios supone?
La factura electrónica es un documento electrónico en el que se detallan con su precio los artículos vendidos y/o los servicios prestados y que se entrega al cliente para solicitar su pago. Este documento electrónico tiene las mismas características y validez legal que una factura convencional o en papel. Además, la factura electrónica es un documento seguro al estar protegida por un sistema de firma digital.
Si se comparan las características de una factura electrónica con las de una factura en papel y se analizan los beneficios de un formato frente a otro, se puede observar que:
- En primer lugar, la factura digital adopta un formato electrónico, mientras que la factura física se presenta en papel. Esto implica que la factura digital sea un documento más accesible y localizable, siendo más fácil y más rápido acceder desde cualquier lugar (incluso de manera remota), y con mayor exactitud que la de una factura en papel.
- La factura digital es un documento más seguro que una factura tradicional, ya que la autenticidad de esta factura está garantizada con un sistema de firma digital.
- La factura digital es, además, una alternativa más respetuosa con el medioambiente, pero también más ventajosa para las empresas y autónomos, ya que hay un ahorro de costes de impresión y envío, así como un ahorro de espacio físico, debido a su almacenamiento digital.
¿Qué cambios ha introducido la Ley “Crea y Crece”?
La Ley “Crea y Crece” fue aprobada con la finalidad de impulsar el emprendimiento y fomentar el crecimiento de las empresas. Para ello, esta ley introduce diversas medidas con el objetivo de:
- Disminuir la burocracia a las empresas.
- Hacer que los trámites sean más sencillos a la hora de crear una Sociedad de Responsabilidad Limitada.
- Mejorar el acceso de las empresas a la financiación.
- Luchar contra la morosidad.
Todas estas medidas pretenden contribuir a su vez a dos objetivos mayores como son la facilitación de la creación de empleo y la dinamización de la economía española. Para ello, la nueva ley introduce unos cambios, de los cuales los principales son:
- El capital social mínimo para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada se reduce hasta un mínimo de 1€, siendo antes de 3.000€. Esto supone que la creación de este tipo de empresas sea más fácil y más accesible para todo el mundo, en especial para aquellas personas con recursos económicos limitados. Esta reducción del capital social mínimo no es aplicable a empresas que realicen actividades financieras, de seguros o de mediación en seguros, ni actividades de transporte de mercancías por carretera. Además, hay 2 exigencias unidas a esta reducción del capital social:
- Dotación de una reserva legal de al menos 20% del beneficio hasta que la suma de la reserva legal y el capital social alcance el importe de 3.000 euros. El objetivo de esta medida es que el capital social vaya aumentando para que los acreedores tengan una mayor garantía.
- La responsabilidad solidaria de los socios con la sociedad, hasta la diferencia entre el importe de 3.000 euros y la cifra del capital suscrito si, en caso de liquidación, el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender el pago de las obligaciones sociales. Es decir, en caso de una sociedad con capital social inferior a los 3.000 euros sea liquidada, los socios deben responder personalmente por las deudas hasta la diferencia entre los 3.000 euros y la cifra del capital suscrito.
- Se simplifican los trámites a realizar por el emprendedor, haciendo así que el tiempo medio para creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada se reduzca frente al tiempo medio anterior a la ley.
- También se reduce el número de formularios a rellenar, utilizándose un lenguaje más sencillo y accesible para el ciudadano.
- Por último, aumenta el acceso a financiación para empresas, en especial para las pequeñas y medianas empresas, facilitando así el crecimiento de estas y de la economía.
Los cambios introducidos en la factura electrónica:
Si nos centramos en las modificaciones que esta ley ha introducido en lo que respecta a la factura electrónica, podemos observar los siguientes cambios:
- Hasta ahora solo las empresas que facturaban más de 6 millones de euros anuales tenían la obligación de facturar electrónicamente. Con la ley “Crea y Crece” todas las empresas y autónomos están obligadas a facturar electrónicamente, independientemente de su volumen de facturación. Los plazos para la implementación obligatoria de la factura electrónica varían dependiendo del volumen de facturación, estableciendo que:
- Las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de € tienen un año desde la aprobación de la norma (diciembre de 2024).
- Las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones de € tienen dos años desde la aprobación de la norma (diciembre de 2025).
- Se estandariza el formato de las facturas electrónicas, fijando las características que deben tener, así como su codificación y cifrado. Además, se establece la necesidad de que estén firmadas digitalmente. El formato que deben tener se denomina FACTURAE 4.0 y es el único reconocido por la Agencia Tributaria española para expedir, remitir y recibir facturas electrónicas. Este formato de factura está basado en el estándar Europeo Universal Business Language (UBL), que garantiza la interoperabilidad entre los sistemas de facturación de la Unión Europea.
- La Agencia Tributaria establece como obligatorio el sistema de verificación de facturas llamado VERI*FACTU. Este sistema desarrollado desde hace unos años, sirve a las empresas y autónomos para comprobar la autenticidad de las facturas electrónicas recibidas de las administraciones públicas. También sirve para comprobar que la factura electrónica cuenta con el formato establecido en FACTURAE 4.0. Este sistema persigue minimizar el riesgo de fraude en las empresas y autónomos.
- Se establece la necesidad de conservar las facturas por un periodo de 4 años, mejorando así la trazabilidad de todas las transacciones comerciales.
¿Qué es el certificado de firma digital? ¿Para qué sirve?
El certificado de firma digital es un documento electrónico que certifica y valida que una firma electrónica se corresponde con una persona o entidad física. Este certificado es necesario para garantizar que la firma es autentica y que el documento no ha sido modificado posteriormente a la firma.
Cómo se ha señalado, las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente. Con la entrada en vigor de esta ley será necesario que las empresas y autónomos cuenten con firma digital para la correcta implementación de la medida que obliga a todas las empresas y autónomos a facturar electrónicamente. Para obtener el certificado de firma digital en España es necesario acudir a las autoridades de certificación reconocidas, entre las que se encuentra AC Camerfirma.
Facturas a las Administraciones Públicas:
Actualmente, aquellas empresas o autónomos que facturan a la Administración Pública tienen la obligación de facturar electrónicamente, aunque las administraciones pueden excluir de esta obligación las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros. Esta exención se mantiene con la nueva ley. Asimismo, y como se ha señalado anteriormente, la ley “Crea y Crece” establece como obligatorio el sistema de verificación de facturas VERI*FACTU para las facturas emitidas por las administraciones públicas.
Aunque los dos sistemas, firma electrónica y VERI*FACTU, puedan parecer iguales o excluyentes la realidad es que son compatibles y lo ideal es que se usen de manera combinada. Por un lado, la firma electrónica es obligatoria para todas las facturas electrónicas emitidas tanto por empresas y autónomos como por las administraciones públicas. Para comprobar la autenticidad de estas últimas y con el objetivo de minimizar el fraude, se ha establecido como obligatorio el sistema VERI*FACTU para las facturas electrónicas emitidas por las administraciones públicas a las empresas y autónomos. Por lo tanto, la función de VERIFACTU es complementar el uso de la firma electrónica en las facturas electrónicas emitidas por las administraciones públicas. VERIFACTU proporciona un nivel adicional de seguridad, al verificar la estructura y los datos de la factura, y la firma electrónica.
¿Qué formato debo usar en mis facturas electrónicas?
La nueva ley “Crea y Crece” establece el formato FACTURAE 4.0 como formato único para las facturas electrónicas en España. FACTURAE a su vez fija unos campos obligatorios, los cuales varían dependiendo del receptor de la factura.
En el caso de las facturas enviadas entre empresas y/o autónomos, y viceversa, los campos obligatorios son los mismos que los de las facturas en papel. Sin embargo, las facturas electrónicas destinadas a la Administración Pública tienen tres campos obligatorios adicionales que las facturas electrónicas entre empresas y/o autónomos: código DIR3 del destinatario (un código alfanumérico único que identifica a la Administración Pública a la que se dirige la factura), código de procedimiento (un código alfanumérico único que identifica el procedimiento) y código de actuación (un código alfanumérico único que identifica la actuación).
¿Cómo enviar una factura electrónica?
A la hora de enviar una factura electrónica es necesario plantearse a quién se va a enviar dicha factura, al igual que en el formato. En caso de que se quiera enviar a una administración pública es obligatorio el uso del sistema FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
FACe es un sistema de la Agencia Tributaria para presentar electrónicamente las facturas y está disponible para todas las empresas y autónomos. Este sistema sirve para enviar las facturas tanto a la Agencia Tributaria, como a las Administraciones Públicas. La principal ventaja de esta herramienta es que permite a las empresas y autónomos presentar facturas de manera fácil y sencilla.
Esta herramienta lleva en funcionamiento desde el año 2014 y será complementaria con el sistema VERI*FACTU que se ha explicado anteriormente. A la hora de presentar facturas, es importante tener en cuenta que algunas Comunidades Autónomas cuentan con su propio sistema (no es el caso de Castilla y León).
En el caso de las facturas electrónicas entre empresas y/o autónomos hay que utilizar otro sistema informático. Es importante señalar que todas las plataformas deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuita. Además, el receptor de la factura no puede ser obligado por la empresa o autónomo que emite y envía la factura a usar una plataforma específica.
¿Existen ayudas para la implementación de esta ley?
La ley “Crea y Crece” va a suponer que las empresas y autónomos deban implementar una serie de cambios que traen consigo unos costes asociados. Con el objetivo de paliar estos costes y el posible impacto negativo en la economía de las empresas, las empresas y autónomos pueden solicitar ayudas a través del Kit Digital.
El Kit Digital es una ayuda del Gobierno de España que tiene como objetivo ayudar a las empresas y autónomos en la digitalización. Hay una serie de categorías para las que se puede solicitar ayudas dentro del Kit Digital. Una de esas categorías es la de facturación electrónica.
La cuantía de las ayudas varía dependiendo del número de trabajadores en la empresa. En total hay 4 convocatorias:
- 1ª Convocatoria: Para empresas de 10 a menos de 50 empleados.
- 2ª Convocatoria: Para empresas de 3 a menos de 10 empleados.
- 3ª Convocatoria: Para empresas de 0 a menos de 3 empleados.
- 4ª Convocatoria: Para comunidades de bienes, sociedades civiles y explotaciones agrarias de 0 a menos de 50 empleados.
Cualquier empresa o autónomo puede solicitar el Kit Digital hasta el 31 de diciembre de 2024.
Conclusiones:
La ley “Crea y Crece” ha introducido una serie de cambios en lo que respecta a la factura electrónica en España, destacando:
- La obligatoriedad de facturar electrónicamente para todas las empresas y autónomos (diciembre de 2024 y de 2025 dependiendo del volumen de facturación).
- La necesidad de usar el formato Facturae 4.0 en las facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2024.
- La obligatoriedad de conservar las facturas durante al menos 4 años.
Esta nueva norma que pretende tener un impacto positivo en las empresas y autónomos, en especial en la interoperabilidad y digitalización de estos, trae consigo a su vez la necesidad de cambios. Para ello, se pone a la disposición una serie de ayudas económicas y formativas que pretenden dar respuesta a dichas necesidades.
En conclusión, la nueva ley “Crea y Crece” ambiciona con impactar positivamente en el tejido empresarial español introduciendo modificaciones importantes. Estos cambios harán que España se una al resto de países europeos en lo que respecta a facturación electrónica, facilitando la interoperabilidad de las empresas españolas en el mercado europeo.